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BLOG GN | 4 MIN READ

14 trucchi per usare al meglio Google Calendar

Posted by Lia Maniscalco on 10/10/17 10.00

Alcune cose che possono sembrare estremamente semplici ad una prima occhiata, finiscono con il diventare complicate se non vi si pone la dovuta attenzione. Un esempio? Google Calendar!

calendario_google
Se non ne eri a conoscenza, Calendar è integrato con il tuo account Gmail, come tutte le altre Google Apps, ed è incredibile come sia semplice da configurare. Ad un certo punto, però, potresti ritrovarti ad utilizzare G Suite nella tua azienda, e all’improvviso ecco che ti ritrovi a dover ricordare il compleanno del tuo migliore amico, capire quando un tuo collaboratore è disponibile per quella riunione che avete dovuto rimandare, e in quale giorno dovrai andare a far visita a quel potenziale cliente che sembra tanto promettente.

Tutto questo, contemporaneamente.

Può sembrare complicato dover incastrare tanti eventi diversi nel tuo calendario, ma niente panico!

Ecco qui una lista di alcune features e possibilità offerte da Google Calendar per gestire il calendario e rendere la tua vita giusto un po’ più semplice da organizzare!

#1: Crea calendari diversi per organizzare meglio il tuo tempo

Quando inizi ad utilizzare Google Calendar, viene creato un primo calendario, quello che porta il tuo nome nella sezione I miei calendari; quindi, se tu avessi bisogno di segnare a calendario attività diverse, avresti un solo posto per inserirle.  Quando si lavora con un calendario unico, tutte le attività vengono visualizzate nello stesso modo, e non si può distinguere tra le diverse priorità in maniera veloce e semplice.

Fortunatamente, puoi creare un calendario diverso per organizzare separatamente le diverse parti della tua vita.

Per creare un nuovo calendario, basta cliccare sulla freccia a destra di I miei calendari, e sarà visualizzata l’opzione Crea nuovo calendario. Selezionala, scegli le opzioni che preferisci e voilà, il tuo nuovo calendario è pronto per essere utilizzato!

creazione_nuovo_calendario

Consiglio: puoi utilizzare colori diversi per ciascun calendario, così che i diversi eventi della tua giornata siano facilmente distinguibili ad una sola occhiata.

#2: Organizza riunioni con il tuo team utilizzando le funzioni Trova un orario o Orari suggeriti

Hai mai avuto bisogno di organizzare una riunione con persone dotate di un’agenda particolarmente impegnata? Può essere frustrante cercare di capire il momento adatto in cui tutti sono disponibili. Calendar è dotato di due caratteristiche che fanno al caso tuo: orari suggeriti e trova un orario.

Per usare una delle due opzioni, innanzitutto assicurati di aver aggiunto tutti gli invitati all’evento che vuoi organizzare: un meeting con il team commerciale, una riunione per discutere il lancio di una nuova campagna, un pranzo in sede.

Se vuoi che Google ti suggerisca l’orario perfetto per l’incontro, seleziona l’opzione Orari suggeriti sotto la lista degli invitati. Comparirà un pop-up che mostrerà un paio di slot orari tra cui poter scegliere. Di solito gli orari suggeriti tendono ad essere la mattina presto o in tarda serata, in particolare se tra gli invitati sono presenti persone molto impegnate.

In alternativa, puoi selezionare la scheda Trova un orario, accanto l’opzione Dettagli evento: con questa opzione puoi visualizzare l’agenda di tutti gli invitati, una accanto all’altra, così da poter scegliere facilmente un orario in cui sono tutti liberi. Una volta trovato uno slot disponibile, basterà selezionarlo e inviare l’invito. Semplice!

#3: Aggiungi una Videochiamata all’evento tramite Google Hangouts

Hai bisogno di organizzare in maniera rapida una videochiamata? Clicca il link aggiungi videochiamata all’interno di un evento e Google creerà un hangout a cui tutti gli invitati potranno partecipare. Scopri come usare Hangouts per il tuo Business

google_calendar_hangouts_allegati

#4: Aggiungi allegati

Non so te, ma mi trovo spesso a partecipare a riunioni che necessitano di avere a portata di mano un particolare documento. Magari si sta lavorando su uno stesso Google Doc, oppure si stanno modificando dei dati all’interno di un foglio di lavoro condiviso. A prescindere dallo strumento usato, è bene essere sicuri che tutti gli invitati abbiano i file necessari disponibili prima che la riunione abbia inizio.

Quando crei un nuovo evento in Calendar, puoi aggiungere un file all’interno, cliccando su Allegato: potrai scegliere tra i file presenti su Google Drive o allegarne uno dal tuo computer. Inoltre, puoi visualizzare ciò che è stato allegato in precedenza ad altri eventi, ad esempio se si sta lavorando ad un progetto che va avanti già da alcuni incontri.

#5: Aggiungi diversi fusi orari

Per chi lavora con collaboratori sparsi per il mondo, può essere difficile cercare di ricordare i diversi fusi orari per organizzare un meeting. Anche in questo caso, Google ci aiuta.

Per ogni evento, si può aggiungere un fuso orario aggiuntivo cliccando su Fuso orario accanto agli slot orari precedentemente selezionati, così da capire velocemente se l’orario scelto possa andar bene per i collaboratori internazionali.

E’ inoltre possibile aggiungere un fuso orario aggiuntivo per l’intero calendario, magari per quelle aziende dotate di sedi diversi. Basterà andare nelle impostazioni generali, e selezionare l’opzione Mostra fuso orario aggiuntivo.

fusi_orari_aggiuntivi

Inoltre, tramite Labs del Calendario, che puoi trovare come menu sempre nelle impostazioni generali, è possibile selezionare lo strumento “Orologio Internazionale”, che ti permetterà di visualizzare fusi orari tra loro diversi, utile nel caso in cui la riunione preveda invitati con orari molto diversi tra di loro.

orologio_internazionale_google_calendario

#6: Trova facilmente i partecipanti al tuo evento

Questa è una funzione particolarmente utile se qualcuno gestisce la nostra agenda e i nostri appuntamenti. Quanto può essere frustrante visualizzare un semplice Appuntamento per pranzo nel nostro calendario, senza riuscire a capire immediatamente chi sia l’altro invitato?

Basta abilitare la funzione Con chi sarà il mio incontro a 2? in Labs, e il nome del partecipante sarà visualizzato direttamente sul calendario.

#7: Invia email agli invitati

Magari stai cercando di organizzare un pranzo o cena aziendale, o magari vuoi solo ricordare ai tuoi collaboratori di portare il proprio laptop alla riunione - qualunque sia il motivo, può capitare di dover inviare email su email e non riuscire a capire immediatamente chi sarà presente e chi no, e controllare di aver incluso tutti i partecipanti, in particolare se si tratta di un gruppo numeroso.

Per fortuna, grazie all’integrazione tra Calendar e Gmail, una volta aggiunti tutti gli invitati desiderati, puoi inviare una email a tutti selezionando l’opzione Invia email che si trova sopra la lista dei nominativi.

Una volta selezionata, apparirà un pop up dove scrivere il tuo messaggio e inviarlo, tutto questo senza mai uscire dall’applicazione.

#8: Inserisci il luogo della riunione

E’ facile andare incontro a fraintendimenti quando non si dispone di uno specifico indirizzo, o non si è pratici del luogo in cui l’incontro deve avvenire. Ma Google può aiutarci anche in questo. Basta aggiungere l’indirizzo nella casella Inserisci una posizione, e grazie all’integrazione con Google Maps è estremamente facile capire dove si trova il luogo dell’incontro e le indicazioni per arrivarci.

#9: Non lasciarti interrompere dalle notifiche

Le notifiche degli eventi sono utilissime, certo, perché ti permettono di non dimenticare i tuoi appuntamenti, ma ammettiamolo: possono essere alquanto fastidiose.

La notifica standard di Calendar avviene 10 minuti prima del tuo evento, e se hai la scheda aperta nel tuo browser, un pop up con i dettagli apparirà sul tuo schermo accompagnata dal suono della notifica, interrompendo ciò che stai facendo. Sicuramente non potrai ignorarla, ma può essere fastidiosa.

Dalle impostazioni generali, però, puoi selezionare l’opzione Utilizza notifiche del browser invece che avvisi invasivi. In questo modo, invece di venire interrotto, sentirai un semplice ping e la scheda di Google Calendar mostrerà il nome dell’evento.

#10: Crea slot orari per gli appuntamenti

Mai pensato di creare degli slot orari specifici, così che i tuoi collaboratori sappiano quando poter richiedere un incontro? Magari sei un consulente part-time con degli orari limitati? O vuoi semplicemente gestire meglio le tue giornate e non essere rinchiuso nel tuo ufficio, riunione dopo riunione? 

Se hai risposto sì ad almeno una domanda, dovresti pensare di utilizzare la funzione Orari di lavoro: potrai selezionare gli slot in cui preferisci essere contattato per specifiche questioni lavorative, così che i tuoi collaboratori ricevano un avviso nel caso in cui vogliano richiedere un incontro in un orario in cui non sei disponibile.

#11: Cerca tra altri calendari

Se vuoi tenere traccia delle feste nazionali in altri paesi, il calendario delle partite della tua squadra del cuore, conoscere l’orario dell’alba e il tramonto giornaliero e altre opzioni, puoi trovare diversi calendari nella sezione “Sfoglia calendari interessanti” e aggiugerli nella tua visualizzazione.

#12: Utiizza una visualizzazione personalizzata

Quando crei il tuo calendario per la prima volta, hai l’opzione di usare una visualizzazione per settimana, mese, per i successivi 4 giorni o come un’agenda, che mostra solo i prossimi eventi. Ma l’opzione “4 giorni”? Puoi modificarla con un’altra che può essere più utile per il tuo stile di vita, semplicemente modificando la visualizzazione dalle impostazioni.

#13: Condividi il tuo calendario

Se utilizzi G Suite nella tua azienda, puoi controllare e modificare chi ha accesso al tuo calendario, cosa può essere visualizzato, e se altri sono dotati dei permessi per apportare modifiche, ad esempio nel caso in cui si abbia un assistente.

Basterà selezionare il calendario preferito e scegliere l’opzione Condividi calendario. con le seguenti possibilità: 

  • Rendere il calendario pubblico
  • Scegliere di condividere i dettagli degli eventi con chiunque all’interno dell’azienda, o semplicemente quando sei impegnato o libero
  • Aggiungere qualcuno al tuo calendaro e selezionare i permessi

#14: Usa le scorciatoie da tastiera

Per velocizzare ancora di più il tuo utilizzo di Calendar, puoi attivare le scorciatoie da tastiera dalle impostazioni, e velocizzare alcune funzioni digitando, ad esempio:

t = Per mostrare la visualizzazione degli eventi del giorno
c = Per creare un nuovo evento

Puoi visualizzare la lista di tutte le possibili scorciatoie digitando ? sulla pagina principale del tuo calendario. 

Cosa aspetti? Inizia ad usare il Calendario di Google, e rendi la tua vita un po' più semplice da organizzare!

 

Tags: google calendar, agenda, calendario