Nella società attuale, in cui il fattore tempo è sempre più cruciale per la buona riuscita di ogni impresa, lo scambio di e-mail per veicolare le informazioni può ancora essere sufficiente?

Oggi esistono strumenti di messaggistica immediata in grado rendere istantaneo lo scambio di informazioni e nello stesso tempo di gestire i messaggi “non necessari ma utili” che nelle e-mail tradizionali occupano spazio e creano disordine.

Ecco quindi che nasce l’Instant Messaging (IM), o più comunemente chiamato “chat”, anche in versione aziendale per migliorare la comunicazione tra i dipendenti, il lavoro di squadra (anche a distanza) e il collegamento tra più elementi della stessa azienda. Questi nuovi software garantiscono alti livelli di protezione dall’esterno perché pensati per le imprese, a differenza di software gratuiti che non possono garantire alti livelli di sicurezza (msn o skype, per citare i più comuni).

L’IM non può sostituire l’e-mail, ma la integra, formando un sistema completo di trasmissione e condivisione dati. Ecco alcuni esempi:

Quando è più utile la posta elettronica o e-mail tradizionale?

• Per comunicare con clienti o colleghi quando non è necessaria una risposta immediata.
• Quando hai bisogno di conservare o archiviare il flusso di determinate comunicazioni
• Per inviare più di un file alla volta.

Quando, invece è più utile l’IM?

• Quando hai bisogno di una risposta immediata.
• Quando devi condividere file o informazioni istantaneamente.
• Quando hai bisogno di aiuto al volo.

Un altro aspetto interessante dell’IM aziendale è la possibilità di aprirsi verso l’esterno a seconda delle necessità dell’azienda, ad esempio riservare ad alcuni clienti “l’assistenza in linea”, od offrire un canale privilegiato ai collaboratori esterni.

Fonti:

blog.brosix.com

microsoft.com