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Cosa abbiamo imparato durante il lockdown e come affrontiamo il dopo, alcuni consigli

By GN SRL

In azienda siamo pronti e organizzati da molti anni per poter svolgere la nostra attività in Smart Working, ma certo è che il lockdown ha reso evidenti le difficoltà di un prolungamento del lavoro da remoto e ha cambiato il nostro modo di pianificare e gestire i progetti, anche perché ha reso difficile e quasi impossibile una pianificazione del futuro.

Tuttavia, una pianificazione del futuro non solo è possibile ma può essere lo strumento che ci aiuta a gestire questa nuova realtà creatasi con il Covid-19. Ecco quindi alcuni consigli che vogliamo condividere e approfondire: 

  • imparare a gestire il tempo in modo diverso
  • investire sulle relazioni pensando a nuovi modi per mantenere le relazioni e la socialità
  • pianificare il futuro e pensare a progetti futuri che possono essere programmati e portati avanti
  • stabilire degli obiettivi, probabilmente diversi da quelli pre-Covid, ma comunque misurabili e raggiungibili

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Siamo abituati a lavorare con strumenti digitali, ma il lockdown ci ha insegnato l’importanza di gestire in modo diverso le relazioni e la comunicazione 

Lavoriamo da remoto da anni e forniamo strumenti digitali ai nostri clienti, ma nonostante questo abbiamo riscontrato delle problematiche legate non solo alla mancanza della relazione umana ma anche della necessità di organizzare in modo diverso il tempo.

Gli strumenti digitali sono stati di grande supporto, ci hanno permesso di rimanere in contatto con i clienti e di continuare a erogare servizi. Il lockdown ha però, almeno per noi, aumentato la consapevolezza di quanto sia fondamentale continuare a pianificare anche nel lungo termine.

Lavorare sempre da remoto richiede un’attenzione in più nella gestione del tempo nostro e delle altre persone e comporta un modo diverso di gestire le relazioni e la comunicazione. Un po’ tutti abbiamo dovuto far fronte anche agli aspetti emotivi.
Abbiamo introdotto il “galateo digitale” per aiutarci a gestire la comunicazione interna, una sorta di regole di condotta per rispettare il tempo proprio e altrui evitando le interruzioni e pianificando meglio il tempo. 

  • Evitare l’uso di chat e sistemi di messaggistica, se non per le urgenze
  • Limitare le chiamate in favore delle email
  • Richiedere momenti di confronto pianificati
  • Rispettare gli orari stabiliti per le riunioni, sia di inizio che di fine
  • Concedersi (e concedere) le giuste pause (caffè-pranzo)

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La ripresa parte dalla pianificazione del futuro: ecco alcuni consigli 

Ora che la situazione sembra essere tornata a una apparente normalità e siamo verso una lenta ripresa stiamo pianificando il futuro: come? Investendo sulle persone e sulle relazioni, mantenendo la socialità, lavorando su obiettivi comuni e condividendo dati e informazioni. 

Pianificare il futuro oggi è particolarmente difficile, ma non impossibile, possiamo farlo in modo diverso.

  • Nutrire le relazioni: proprio in questa situazione come mai prima abbiamo potuto vedere quanto le emozioni siano importanti e giochino un ruolo essenziale anche nell’ambiente lavorativo. Per questo motivo crediamo sia importante allenare l’empatia verso i colleghi, praticare la gentilezza e la pazienza. 
  • Mantenere la socialità: senza poter accedere all’ufficio mantenere le routine e le relazioni con i colleghi diventa difficile, ma comunque possibile. Noi abbiamo instaurato diverse nuove abitudini, come l’appuntamento per il caffè tutti insieme alle ore 11. Ma anche dopo il lockdown le interazioni sociali sono comunque drasticamente ridotte e per rimanere aggiornati abbiamo sfruttato la bacheca aziendale sia per condividere gli aggiornamenti sui progetti ma anche le novità personali, gli interessi e gli hobby per mantenere alto l’umore e creare un ambiente più affiatato, unito, piacevole e stimolante. 
  • Lavorare per obiettivi, utilizzare e condividere dati: i progetti che sono stati messi in pausa possono essere rivitalizzati? Il futuro oggi è incerto ma i rischi legati allo stare fermi no. Per questo è importante perseguire i propri progetti magari modificandoli o riducendoli. 

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Le informazioni utili per la pianificazione del futuro

Per decidere su quali progetti investire per l’autunno sono fondamentali i dati, questi ci aiutano a capire su quali aree aziendali sia più urgente un intervento e come efficientare le risorse sia economiche sia di tempo. É necessario investire in strumenti digitali? Sì, ma quali? Quali progetti scegliere per sostenere le vendite o il marketing o per ridurre i costi?

In tema marketing, vendite e customer service sono soprattutto i sistemi CRM che possono dare supporto in tal senso. Questi sono le informazioni che oggi tornano utili per definire i prossimi investimenti.

  • I dati di vendita, il fatturato e l’ordinato: come sono variati rispetto all’anno scorso, dopo la fine del confinamento come sono cambiati? Sulla base di queste variazioni si possono fare delle previsioni per futuro ma soprattutto permettono di capire se e quanto si stanno intaccando le risorse e di conseguenza capire quanti rischi potersi permettere per nuovi investimenti. 
  • Le visite o chiamate fatte con i clienti. Quante attività commerciali sono state portate avanti dalle vendite? Come sono variate? Come sono in confronto al fatturato e al numero di trattative in corso? Questo dato confrontato aiuta a conoscere la percezione del mercato della rete commerciale al netto dagli aspetti emozionali del singolo.
  • Le opportunità di vendita o il numero di preventivi aperti. Anche in questo caso il numero delle trattative in corso e il loro ammontare sono indicatori importanti per capire come stanno andando le vendite.
  • Le chiamate entranti o le richieste dei clienti. Quante sono le telefonate ricevute dai clienti nell’ultimo periodo? Che tipologia di richieste sono entrare? É cambiato il motivo della chiamata, sono di più le richieste di assistenza o commerciali?
  • Dati di web marketing. Le visite al sito e le richieste di contatto da moduli web sono aumentate o diminuite? É cambiato il modo in cui i clienti accedono o sfruttano il sito web?

Questi sono alcuni dei parametri utili per capire come sta andando l’azienda e che aiutano a decidere su quali progetti investire o non investire per il futuro. Aiutano anche a capire su quali iniziative sia meglio concentrare le energie e su come sia opportuno ottimizzare le risorse.

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Quali sono i progetti su cui vuoi investire?

Razionalizza e concentra le risorse nei progetti che hanno la priorità, prendi consapevolezza della situazione e agisci ora. 

  • Razionalizza e concentra le risorse: organizza i progetti futuri e individua quelli che hanno la priorità. Pianifica le attività dei vari team in relazione a questi progetti e concentra al meglio le risorse decidendo ad esempio a che mansioni dedicare più tempo.
  • Prendi consapevolezza: accetta la situazione esterna, non puoi cambiarla, ma prendendo questa consapevolezza puoi guadagnare anche più serenità e riuscire a lavorare meglio per guardare verso il futuro e cercare di pianificarlo.
  • Agisci ora: non aspettare che passi il periodo, anche perché non si hanno certezze riguardo alla sua durata ed effetti, ma agisci subito.
    Stabilisci degli obiettivi tangibili, lavora per step per realizzarli, porta avanti i progetti in modo razionalizzato. 

Come GN quello che abbiamo imparato dalla crisi è coltivare uno o più progetti sempre e nonostante tutto. Meglio ridurre i progetti, ridimensionarli, razionalizzarli o cambiarli ma senza sospenderli.

Per capire come raccogliere i dati per capire come sta andando l’azienda puoi scaricare qui l’Assessment CRM.

Tags: crm

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