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Eliminare la perdita di dati con Google Drive

By Lia Maniscalco

Avere accesso ai propri documenti è sicuramente una delle necessità di chiunque abbia un lavoro: utilizzo di fogli di calcolo, stesura di contratti, preventivi, presentazioni in powerpoint... la maggior parte della conoscenza aziendale è presente sui nostri file.

Google-drive

Parlando con alcuni clienti, però, mi sono resa conto che ancora in troppi presentano il problema della perdita di dati. È capitato a tutti: il pc che si blocca all'improvviso, un errore all'interno del documento, un calo di corrente o una batteria non carica: sono tutte situazioni che accadono nella vita di tutti i giorni, e che possono compromettere la nostra attività lavorativa. 

Questo non succede se si utilizza Google Drive, lo spazio di archiviazione personale integrato in ogni account Google. Sono diverse le caratteristiche che lo rendono uno strumento indispensabile e unico nel suo genere. 

Spazio di archiviazione illimitato

Nella versione per privati, Drive offre uno spazio di archiviazione di 15 GB comprendente anche gli allegati di Gmail, limite espandibile fino ad un massimo di 30TB, pagando una determinata quota mensile.

G Suite invece offre uno spazio di archiviazione di 30 GB alla cifra di 5.20 € al mese, comprendente anche tutte le altre app di Google, un account Gmail, l'utilizzo di Hangouts e il servizio Vault.

Una caratteristica importante è che Drive non è soltanto spazio di archiviazione personale, ma è collaborativo. Non solo è possibile caricare i propri file, ma con un semplice click è possibile condividere ogni documento con chiunque lo si voglia, sia con collaboratori interni all'azienda che con clienti –  previa autorizzazione.

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Sincronizzazione e salvataggio automatico dei dati

Drive è integrato con tutte le Google App appartenenti alla suite: Docs, Fogli, Presentazioni, Moduli. Questo significa che, oltre a ritrovare tutti i file creati tramite il motore di ricerca integrato, ogni file creato con una di queste applicazione viene salvato automaticamente. Capita spesso di creare un nuovo documento di testo e non riuscire a salvarlo per colpa di un imprevisto – magari il pc si blocca all'improvviso, oppure si spegne per colpa della batteria scarica. Con altri software tradizionali, questo significherebbe la perdita del documento e di tutte le informazioni.

Cronologia-revisione-drive 

Google Drive salva ogni file e ogni modifica effettuata ogni pochi secondi, eliminando il rischio della perdita di dati. Inoltre, grazie alla cronologia delle revisioni presente in ogni applicativo, è sempre possibile tenere traccia di ogni modifica effettuata, a prescindere dall'utente che ha modificato il documento, e si può tornare ad una versione precedente in un solo click, senza perdere alcuna informazione.

Inoltre, è possibile scaricare il software sul proprio laptop, per creare una cartella sincronizzata con la versione online. In questo modo ogni file inserito nella cartella si sincronizza automaticamente non appena il computer è collegato ad una rete internet, senza che si debba dare alcun comando.

Versione mobile e disponibilità anche offline

Google Drive è basato sulla memorizzazione online e cloud computing. Questo permette di accedere al proprio archivio in qualunque momento, a prescindere dal dispositivo utilizzato; infatti, non esistono versioni diverse, eliminando il problema delle diverse versioni che si presenta quando si utilizza un software installato sul proprio pc. 

La qualità della performance è garantita su tutti i dispositivi, a prescindere dal sistema operativo in utilizzo: Drive funziona allo stesso modo su un Macbook o un pc Windows perché è legato all'account Gmail e non al sistema. Inoltre, grazie alle applicazioni mobile, è possibile visualizzare i propri file, modificarli e archiviarne di nuovi in qualunque momento: le applicazioni offrono la stessa velocità e la stessa qualità della versione desktop.

Selezionando la modalità offline, è possibile visualizzare e modificare ogni documento, foglio di lavoro o presentazione anche quando non si ha una connessione Wi-Fi. Google, quindi, permette di lavorare ovunque si voglia, senza farsi limitare dal luogo in cui ci si trova –  o dalla disponibilità di una rete internet.

Queste sono solo alcune delle caratteristiche che presenta Google Drive, ma non sono le uniche. Oltre alla possibilità di archiviare file di qualsiasi formato (PDF, immagini, contenuti audio e video, etc.),  è l'integrazione con le altre applicazioni Google che offre il vero vantaggio, permettendo di avere tutti gli applicativi di cui si può aver bisogno in un'unica suite.

 

Tags: google drive, google

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